Апостиль – это упрощенная форма легализации документов, для стран-участниц Гаагской конвенции. Для проставления апостиля необходимо, чтобы документ был заверен нотариусом.

Легализация.

Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого государства только после их легализации в установленном порядке.

Существует ряд документов, которые не подлежат легализации и апостилю:

- подлинники и копии паспортов,
- профсоюзных билетов,
- трудовых книжек,
- военных билетов,
- удостоверений личности,
- пенсионных книжек,
- водительских прав,
- характеристик,
- документов о принадлежности сословиям и вероисповеданиям.

Легализация также не требуется для документов, предназначенных для использования в странах, с которыми у России заключен двусторонний договор.

В таком случае требуется только, нотариальное заверение, подтверждающее правильность перевода документа на соответствующий язык.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.

Документы, выданные в России и предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке.

Этот порядок заключается в следующем: уполномоченные органы Российской Федерации проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран - участниц Конвенции.

Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа, либо на его обратной стороне, или же на отдельном листе бумаги. В этом случае листы документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания ниткой любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и пронумеровываются.

Последний лист документов в месте скрепления заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать. Оттиск печати должен быть расположен равномерно на "звездочке" и на листе. Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.

Легализация российских документов для использования за границей.

1. Нотариальная контора на территории Российской Федерации заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык;

2. Федеральная регистрационная служба Российской Федерации свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса.

3. Консульский департамент МИД России, подтверждает подлинность печати ФРС России и подписи должностного лица.

За легализацию документов в Департаменте консульской службы МИД России взимается сбор в соответствии с тарифом, утверждаемым МИД России и Министерством финансов Российской Федерации.

4. Консульство иностранного государства.

После легализации в КД МИД России документы легализуются в консульстве. При этом иностранный консул подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника КД МИД России.

Легализация документов других государств для использования на территории РФ.

Органы Российской Федерации принимают к рассмотрению иностранные документы и акты лишь при наличии консульской легализации, если иное не предусмотрено законодательством РФ или международным договором, участниками которого является Россия. Порядок консульской легализации устанавливается МИД РФ.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории России, могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы, или же непосредственно в Российской Федерации. В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализуется в консульском учреждении Российской Федерации.

Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Консульском департаменте МИД России. И в том и в другом случае при необходимости может быть потребован нотариально заверенный перевод документа на русский язык.

Подготовка документов для их использования на территории Испании.

Необходимость в подготовке документов возникает практически всегда, когда ваши взаимоотношения с иностранным государством, в частности с Испанией, заходят чуть дальше обычной туристической поездки с целью отдыха и осмотра достопримечательностей.

Планируете ли вы покупку недвижимости, учреждение юридического лица, переезд на постоянное место жительства, временный переезд для продолжения образования и так далее – во всех этих случаях от вас потребуется представлять те или иные документы, выданные в другой стране (например, России), в официальные органы Испании, а для этого они должны быть специальным образом подготовлены. И далеко не всегда этот процесс подготовки так прост, как может показаться на первый взгляд.

В этой статье мы кратко расскажем о том, как правильно подготовить документы, выданные или оформленные на территории Российской Федерации, для их представления в официальные органы Испании. Но для начала давайте определимся с терминологией – называется такая процедура подготовки легализацией документов.

Итак, легализация документа – это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Важно подчеркнуть, что легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен. В нашем случае это означает, что российские документы можно легализовать только в России.

В целом существует два основных вида легализации документов – консульская легализация и проставление штампа «Апостиль». Расскажем о них подробнее:

Консульская легализация – это процедура легализации, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения (в нашем случае – Испании) в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Учитывая сложность и трудоемкость процедуры консульской легализации, 5 октября 1961 года отдельными странами была подписана Гаагская конвенция, отменяющая требование консульской легализации и вводящая процедуру упрощенной легализации – проставление специального штампа «Апостиль» (иногда данную процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостилирование»).

Упрощенной такая легализация называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

В настоящее время участниками Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года являются многие страны мира. Список таких стран можно легко найти Интернете.

Испания также является участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. Это означает, что для оформления документов для их последующего представления в официальные органы Испании достаточно проставления штампа «Апостиль». В большинстве случаев проставление штампа «Апостиль» осуществляется на копии документов, удостоверенные нотариально (это могут быть копии личных документов – свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц – уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах, а также многие другие документы) или на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж).

При этом апостилирование осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу – документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона. Как правило, продолжительность данной процедуры составляет от 3 до 10 дней в зависимости от региона.
Кроме того, штамп «Апостиль» может быть проставлен и на оригиналы документов, выданных различными государственными органами.

К примеру, проставление штампа «Апостиль» на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание – документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

И наоборот, проставление штампа «Апостиль» на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу – документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона. Сроки проставления штампа «Апостиль» на оригиналы образовательных документов различаются в зависимости от типа легализуемого документа, однако максимальный срок, как правило, не превышает 30 рабочих дней. Сроки же легализации в органах ЗАГС различаются в зависимости от региона, но обычно составляют не более 10 рабочих дней.

Как было указано выше, легализация документа может быть осуществлена на территории только того государства, где он был выдан. Однако это не означает, что поездка в Россию неизбежна. Согласно действующим правилам для легализации документа не требуется присутствия лица, чей документ передается в государственный орган на легализацию, поэтому вы всегда можете воспользоваться услугами специализированных агентств, оказывающих подобные услуги на территории Российской Федерации.

Некоторые из них работают и удаленно - Ваши документы будут легализованы в России, но вы потратите время и деньги только на отправку и получение документа по почте, и оплату услуг такой компании. Для получения более подробной информации по вопросам легализации документов вы можете обратиться в соответствующие государственные органы Российской Федерации, а также в специализированные агентства, оказывающие услуги легализации документов.